La primera planilla de un club casi nunca la piensa nadie. Alguien abre Excel un domingo, escribe nombre y teléfono en la primera columna, y a partir de ahí va agregando lo que se le va ocurriendo que hace falta. Esta la pensamos antes, para que no te toque a ti descubrir sobre la marcha qué columna falta.
El balance quedó en cero. No debe nada este mes.
Todavía debe, pero la fecha de vencimiento no ha pasado.
Debe y la fecha de vencimiento ya pasó.
Descarga el archivo con el semáforo, el dashboard y tres filas de ejemplo (una de cada estado) ya cargadas.
Descargar plantilla (.xlsx)Qué trae cada columna
- Nombre del club
- Un campo único arriba de todo, para que el archivo quede identificado apenas lo abres.
- N° socio
- Ordena la lista y evita confundir a dos socios con nombres parecidos.
- Nombre completo
- Con apellido. En un club de 100 socios va a haber más de un "Martina".
- Apoderado o tutor
- Si el socio es menor, es quien recibe los avisos y paga, no el niño.
- Teléfono
- El dato que realmente usas cada mes para cobrar.
- Categoría y equipo
- Categoría es la edad (Sub 10, Sub 15). Equipo es el plantel dentro de esa categoría, si hay más de uno.
- Fecha de inscripción
- Formato chileno DD-MM-AAAA. Sirve para prorratear la matrícula a mitad de año.
- Plan y monto pagado
- Lo que corresponde pagar y lo que efectivamente pagó. Con eso, el balance sale solo.
- Balance
- Se calcula (plan menos pagado). Nunca se escribe a mano, nunca queda desactualizado.
- Fecha de vencimiento
- El día límite para pagar. Decide si el estado se pinta ámbar o rojo.
- Estado de la cuota
- Se calcula y cambia de color solo, según el balance y el vencimiento.
Cómo se usa
Escribe el nombre del club y carga tus socios
Registra cuánto pagó cada uno, no el estado
Mira el Dashboard antes de fin de mes
Guarda una copia al empezar el mes siguiente
Lo que arruina cualquier planilla, tarde o temprano
Nada de esto significa que la plantilla sea mala, son errores de uso que le pasan a cualquiera con el tiempo, y son también el motivo por el que en algún momento conviene dejar de mantenerla a mano. Cuando llegue ese momento, se importa directo a Club Monitor, columna por columna. Lo explicamos en Excel o Club Monitor: cuál le conviene a tu club.
Preguntas frecuentes
¿Sirve si mi club tiene varias categorías con precios distintos?
Sí. El plan es por socio, no fijo para todo el club, así que cada fila puede tener un monto distinto.
¿Cómo registro un pago parcial?
Escribe en "Monto pagado" lo que efectivamente pagó, aunque sea menos que el plan completo. El balance y el color del estado se ajustan solos.
¿Puedo compartirla con otro entrenador o con la tesorera?
Sí, es un archivo Excel normal. El problema aparece si dos personas la editan al mismo tiempo: los cambios de una pueden pisar los de la otra.
¿Qué pasa si un socio cambia de categoría a mitad de año?
Edita directamente su fila. No hay que crear una fila nueva, la categoría es solo un dato más del socio.
¿En algún momento tengo que abandonarla?
No de inmediato. El cambio se nota cuando empiezas a perder el rastro de quién pagó, o cuando alguien más del club necesita ver la información sin depender de ti.
¿Le agregarías alguna columna a esta plantilla? Cuéntanos qué le falta para tu club, puede terminar en la próxima versión.