Llega fin de mes y abres el grupo de WhatsApp del club. Empiezas a escribir mensajes uno por uno. Algunos apoderados contestan al toque. Otros no contestan nunca, y no sabes si es porque se les olvidó, porque no tienen plata esa semana, o porque te están ignorando. Para el día 15 ya perdiste la cuenta de quién pagó y quién no, y te da un poco de vergüenza tener que preguntar de nuevo.
Cobrar depende de tu memoria y de tu ánimo ese día. Ninguna de las dos cosas es confiable un mes tras mes.
Por qué el WhatsApp y el “me acuerdo yo” no alcanzan
Un grupo de WhatsApp sirve para avisar que hay entrenamiento el sábado. No sirve para cobrar.
- Nadie ve su propia deuda. El apoderado tiene que confiar en tu palabra de cuánto debe. No hay un lugar donde pueda entrar y ver cuánto debe y desde cuándo.
- El aviso importante se pierde entre doscientos mensajes de fotos del entrenamiento, memes y coordinación de furgón.
- Cobrar te toca a ti, cada vez. Como eres tú mismo quien entrena a los chicos o dirige el club, cobrar termina siendo lo último que haces. A veces ni lo haces.
de los socios de un club típico queda moroso en algún momento del año. La razón casi nunca es que no puedan pagar. La razón es que nadie les cobró bien.
Cinco cosas que sí funcionan
No hace falta un sistema complicado. Hace falta sacarte a ti mismo de la tarea de recordar.
- 1Fija un solo día de cobro para todo el club.
Si cada socio paga "cuando puede", nunca vas a saber en qué mes estás parado. Un día fijo, por ejemplo el 5 de cada mes, ordena todo lo demás.
- 2Manda el link de pago, no el monto.
"Debes $15.000" obliga al apoderado a transferir a mano y mandarte el comprobante. Un link de pago se toca una vez. Menos pasos, menos excusas para postergarlo.
- 3Que el recordatorio lo mande el sistema, no tú.
El aviso del día 3, del día 10 y del día 20 no debería salir de tu WhatsApp personal a las once de la noche. Automatizarlo saca la carga emocional de estar cobrando: sale igual de firme lo hayas escrito tú o no.
- 4Dale a cada apoderado su propio estado de cuenta.
Cuando alguien puede ver qué pagó y qué debe sin preguntarte a ti, la mitad de los reclamos desaparecen solos.
- 5Deja un solo canal para pagar.
Efectivo en la cancha, más una transferencia a una cuenta, más otra transferencia a otra cuenta porque cambiaste de banco. Cada canal extra es una forma de perder el rastro de quién pagó.
Los clubes que pasan de cobro manual a cobro automático suelen ver bajar la mora en pocos meses, porque el cobro deja de depender de que alguien se acuerde.
Cómo se ve esto resuelto
En Club Monitor defines el plan y el día de cobro una sola vez. Después, el ciclo se repite solo cada mes:
El dinero llega directo a la cuenta del club. Nunca pasa por Club Monitor. Cada apoderado tiene su propia cuenta donde ve el estado de cuenta de su hijo, sin preguntarte a ti.
Antes de cambiar algo, revisa esto
- ¿Todos los socios pagan el mismo día del mes, o cada uno cuando puede?
- ¿Alguien puede ver cuánto debe sin preguntarte a ti directamente?
- ¿El recordatorio sale automático, o depende de que tú te acuerdes de escribirlo?
- ¿Hay un solo canal de pago, o los socios pagan por donde les queda más cómodo?
Si contestaste “depende de mí” más de una vez, ahí se te está yendo la mora.
Crea tu club gratis en Club MonitorPreguntas frecuentes
¿Y si un socio no paga nunca, ni con recordatorios?
Ahí ya no es un problema de cobro, es una conversación que hay que tener igual. Pero cuando el 90% de los socios paga solo con recordatorios automáticos, esa conversación te queda para los 2 o 3 casos reales, no para los 30 que en verdad se te habían olvidado a ti.
¿Necesito pedirle la tarjeta a cada apoderado por adelantado?
No. El apoderado recibe el link cada mes y paga con la tarjeta o medio que prefiera en ese momento.
¿Sirve para un club chico, de 30 socios?
Sí. Es donde más se nota, porque en un club chico normalmente cobra la misma persona que entrena. Sacarle esa tarea de encima le devuelve tiempo para entrenar.
¿Cómo lo resuelves tú hoy en tu club? Si ya usas Club Monitor, cuéntanos en un comunicado cómo armaste tu cobro. Puede terminar siendo el próximo ejemplo de esta guía.